Cómo escribir criterios de aceptación para un proyecto de automatización

El día incómodo que casi nadie anticipa

Todo proyecto de automatización de alcance fijo tiene el mismo momento delicado: el día en que el proveedor dice "ya está" y alguien de tu lado tiene que decidir si es cierto. Si esa decisión se toma en una junta, con capturas de pantalla y buena voluntad, el proyecto ya salió mal — por bien construido que esté el flujo. Lo que sigue es predecible: dos semanas de correos, una lista de "detallitos" que aparecen después, y una relación comercial que empieza con desconfianza.

Los criterios de aceptación existen para que esa decisión no sea una opinión. Son la lista, escrita antes de empezar, de las pruebas que el sistema tiene que pasar para considerarse entregado. Bien redactados, sacan la discusión del terreno de la percepción y la ponen en el de los hechos: se corre la prueba, se cuenta el resultado, pasa o no pasa.

Este artículo es cómo se redactan — la forma exacta que usamos en el documento de alcance que fija cada proyecto antes de cobrarlo.

Las tres partes de un criterio verificable

La prueba de fuego de un criterio es esta: ¿puede el cliente comprobarlo sin el proveedor presente? Si necesitas que alguien te explique el resultado, el criterio no sirve. Cumplirlo exige tres cosas, y las tres tienen que estar por escrito.

1. Un número

No "la mayoría de las facturas", sino "las 20 facturas depositadas en la carpeta el día de la prueba". El número hace dos trabajos: define el tamaño de la muestra y define el umbral. Sin número, cualquier resultado es defendible por ambas partes, que es otra forma de decir que no hay criterio.

Ojo con el número que parece número y no lo es: "menos del 5% de error" sobre una muestra que nadie definió sigue siendo ambiguo. El porcentaje necesita su denominador escrito.

2. Una fuente de verdad

¿Contra qué se compara el resultado? Si el criterio dice "los datos deben ser correctos", falta lo esencial: correctos según qué. La fuente de verdad puede ser el PDF original, la captura manual de la misma muestra hecha por tu equipo, el saldo del estado de cuenta, o el registro en el ERP. Lo que no puede ser es el criterio de quien revisa ese día.

Nombrar la fuente de verdad tiene un efecto secundario valioso: obliga a descubrir, antes de construir, que dos áreas de tu empresa consideran verdadero un dato distinto. Ese hallazgo cuesta una conversación al principio del proyecto y cuesta el proyecto entero al final.

3. Una prueba que solo pueda salir sí o no

El criterio tiene que terminar en una frase que empiece con "se acepta si". No "se evalúa", no "se revisa": se acepta si. Si al leer la prueba caben dos lecturas del resultado, todavía no es un criterio — es una intención.

Tres ejemplos redactados

Estos tres están escritos con esa forma. Son de procesos distintos a propósito: la forma es lo que se reutiliza, nunca el contenido.

Ejemplo 1 — Captura de comprobantes de gastos

Criterio. De los 30 comprobantes de gastos cargados por el equipo de administración en la carpeta de entrada el día de la prueba, el flujo escribe 30 renglones en la hoja de control con proveedor, fecha, subtotal, impuesto y total.

Se acepta si los 30 renglones coinciden en los cinco campos con la captura manual de la misma muestra, hecha por la persona que hoy la captura. Un renglón faltante, duplicado o con un campo distinto reprueba el criterio.

Fíjate en lo que hace ese último renglón: convierte "es correcto" en una comparación contra un trabajo que ya existe. La fuente de verdad no es una idea, es una hoja que alguien ya llenaba a mano.

Ejemplo 2 — Recordatorios de cobranza

Criterio. Cada mañana a las 9:00, el flujo envía un recordatorio a las facturas vencidas del día anterior según el reporte de cuentas por cobrar, y a ninguna otra.

Se acepta si, en tres días consecutivos de prueba, la lista de correos enviados coincide exactamente con la lista de facturas vencidas de cada día: ninguna vencida se queda sin recordatorio y ninguna factura ya pagada recibe uno.

La segunda mitad es la que vale. Un criterio que solo mide lo que el flujo hace bien deja fuera el riesgo real de la automatización de cobranza, que no es dejar de cobrar: es cobrarle dos veces a un cliente que ya pagó. Cuando redactes criterios, escribe siempre la condición de falso positivo.

Ejemplo 3 — La reversa funciona

Criterio. El procedimiento de reversa documentado deja el sistema en el estado exacto anterior a una corrida.

Se acepta si, después de correr el flujo sobre una muestra de prueba y ejecutar la reversa siguiendo el documento entregado — sin ayuda del proveedor —, los registros afectados quedan idénticos a su respaldo previo, y la bitácora muestra tanto la corrida como la reversa con usuario, fecha y hora.

Este criterio se omite casi siempre, y es el que más protege. Una reversa que solo el proveedor sabe ejecutar no es una reversa: es una llamada de emergencia con otro nombre.

Los tres criterios vagos que terminan en disputa

"Que funcione bien"

Es el más común y el más caro. "Bien" es una palabra que cada parte llena con su propia expectativa, y las dos expectativas solo se comparan el día de la entrega — cuando ya no hay margen para ajustar nada sin costo. La corrección: sustituye "bien" por la muestra y la comparación. Qué entra, qué sale, contra qué se compara.

"Que sea rápido"

Rápido para quien vive el proceso hoy y rápido para quien lo construyó rara vez coinciden. Además, "rápido" sin muestra ignora el caso que importa: el flujo puede responder en segundos con dos casos y en veinte minutos con doscientos. La corrección: un tiempo máximo, sobre un volumen nombrado, medido por una persona nombrada.

"Que quede como lo platicamos"

Este es el más peligroso porque suena razonable. La conversación no es un artefacto verificable: nadie puede reproducir dos meses después qué se dijo en una llamada de 40 minutos, y ambas partes recordarán honestamente versiones distintas. La corrección no es grabar la llamada: es que todo lo que se platicó y sea exigible aparezca en el documento de alcance. Lo que no quedó escrito, no se acordó.

Los tres campos que casi nadie escribe

Un criterio bien redactado todavía puede fallar si le faltan los datos operativos de la prueba. Escribe estos tres junto a la lista:

• Quién verifica. Un nombre y un cargo, no un área. Las áreas no firman.
• Sobre qué muestra. Cuántos casos, de dónde salen y quién los prepara. Una muestra que prepara el proveedor prueba menos que una muestra que preparas tú.
• En qué fecha. La prueba de aceptación es una cita en el calendario, no un momento difuso "cuando esté".

Y uno más, que evita la peor conversación de todas: qué pasa si un criterio no se cumple. La respuesta sana es simple y se escribe desde el principio: se corrige y se repite la prueba sobre la misma muestra.

Por qué los criterios, y no la factura, cierran el proyecto

En nuestro modelo el pago se divide en dos: 50% de anticipo para agendar el trabajo y 50% contra entrega aceptada. La palabra que hace todo el trabajo en esa frase es aceptada. La liquidación no se libera cuando el proveedor considera que terminó, ni cuando pasó el plazo del calendario: se libera cuando los criterios escritos pasan la prueba.

Esa inversión de la carga es deliberada, y conviene a ambos lados. Para ti, porque el último pago está atado a una verificación que puedes hacer tú mismo. Para nosotros, porque elimina el final abierto — el proyecto que nunca termina de terminar porque cada semana aparece un requisito nuevo que "siempre estuvo implícito". Cualquier cambio de alcance se cotiza por separado; nunca hay horas sorpresa.

Dónde vive esto en un proyecto de alcance fijo

Los criterios no son un anexo: son el centro del documento de alcance que se acuerda antes de que exista un link de pago. Ese documento describe el proceso como ocurre hoy, las entradas y salidas, los accesos que necesita el flujo y quién los otorga, lo que entregamos, los criterios de aceptación, lo que explícitamente no incluye, el precio fijo y la fecha comprometida.

Escribirlo toma unas horas de conversación y ahorra las semanas que cuesta descubrir un desacuerdo al final. Si un proveedor de automatización no quiere fijar criterios de aceptación por escrito, esa es toda la información que necesitas sobre ese proveedor.

En nuestra oferta de automatización a la medida ese documento fija también el precio: de $25,000 a $55,000 MXN según el proceso — un rango de cotización por escrito, no un precio de lista — con entrega de 1 a 3 semanas, capacitación incluida y 30 días de ajustes posteriores a la entrega.

Empieza por medir

Antes de redactar criterios necesitas saber qué proceso los merece. Nuestro diagnóstico gratuito toma 3 minutos y entrega un puntaje de madurez con recomendaciones priorizadas por impacto — sin tarjeta y sin llamada obligatoria.

Haz el diagnóstico gratuito →

Y si ya tienes el proceso identificado, la oferta completa — alcance fijo, compuertas de aprobación, bitácora y reversa — está en simiriki.com/automatizacion.

---

Nota de fuentes: este artículo no cita estadísticas de terceros — el argumento es de mecanismo, verificable por el lector. Los rangos de precio, plazos y condiciones de pago corresponden a la oferta vigente en /automatizacion y son rangos de cotización por escrito.